Amelia plugin: tutorial completo di utilizzo

Se stai leggendo questo articolo è perché nel tuo sito è installato Amelia, plugin WordPress per la gestione di prenotazioni ed eventi per aziende.
Sebbene esistano diverse soluzioni per la gestione di eventi su WordPress, pochi danno la possibilità di prenotare degli appuntamenti. Per questo motivo nel caso in cui ci sia questa necessità in molti casi lo prediligo a soluzioni più conosciute.

Il plugin è comunque ben fatto e ben strutturato, imparare ad usarlo non sarà difficile. In questo articolo ti spiegherò le funzionalità principali per poterlo utilizzare.
Ti raccomando di non accedere alle impostazioni più avanzate senza aver prima avvisato il tuo amministratore del sito, per evitare di modificare parametri che potrebbero compromettere il corretto funzionamento del plugin.

Lascio inoltre il link al blog degli sviluppatori, dove sono presenti molti altri tutorial specifici: documentazione plugin Amelia.

La struttura del plugin Amelia

Partiamo con il cercare di capire insieme qual è la struttura del plugin. Per farlo chiariamo insieme i concetti di impiegato o “employee”, cliente o “customer”, servizio o “service” e evento o “event”.

Il plugin Amelia consente ai clienti, ovvero agli utenti del nostro sito, di registrarsi o acquistare un servizio tenuto con un determinato impiegato o un evento destinato ad un pubblico più ampio.
Facciamo un esempio: una palestra offre lezioni private ai propri clienti. Gli insegnanti sono Sara e Gabriele. Sara tiene lezioni private di yoga, mentre entrambi Sara e Gabriele tengono lezioni private di spinning.

Ogni cliente tramite il sito della palestra su cui è installato Amelia può decidere di iscriversi ad un corso di yoga con Sara e può decidere il giorno e l’orario. I giorni e orari tra cui potrà scegliere saranno naturalmente impostati secondo l’orario di lavoro di Sara.

E se volessimo fare una lezione di spinning? In quel caso potremo anche scegliere con chi la vorremmo seguire, se con Gabriele o Sara.

Naturalmente sarà anche possibile decidere di organizzare lezioni di gruppo alle quali si può assegnare un numero minimo e un numero massimo di partecipanti.

Il menù del plugin Amelia

Vediamo insieme il menù del plugin per capire dove possiamo andare a mettere le mani e come.

Dashboard

La dashboard, come suggerisce il nome è una pagina in cui vedremo un resoconto dei prossimi appuntamenti e delle prenotazioni. Molto intuitiva, ci presenta una situazione generale.

Calendario

Anche in questo caso la pagina è molto intuitiva, si tratta infatti di un calendario che mostra gli eventi della settimana.

Appuntamenti

Questa pagina mostra un elenco dei prossimi appuntamenti, con la possibilità di cambiare l’intervallo di date e di inserire manualmente un appuntamento in calendario.

Eventi

Allo stesso modo, la pagina eventi farà la stessa cosa di “Appuntamenti”, con la differenza che mostrerà un elenco degli eventi in programma.

Impiegati

In questa pagina potremo inserire tutte le persone che andranno a tenere i servizi disponibili. Nell’esempio iniziale della palestra, qui inseriremmo Sara e Gabriele, selezionando per ognuno l’orario di lavoro e i servizi disponibili.

Servizi

In questa sezione invece andremo ad inserire i servizi che mettiamo a disposizione dei nostri clienti; nell’esempio iniziale qui inseriremo: “Lezione privata di Yoga”, “Lezione privata di spinning”, “Lezione di gruppo di Yoga”, “Lezione di gruppo di Spinning”.

Per ogni servizio potremo selezionare un prezzo e impostare tutte le informazioni necessarie.
Inoltre, sarà possibile creare delle categorie di servizi, come per esempio “Lezioni individuali” o “Lezioni di gruppo”, per organizzare meglio la prenotazione.

Luoghi

Qui sarà possibile inserire i luoghi in cui si terranno servizi o eventi. Se per esempio una palestra ha più sedi qui le potrà inserire entrambe ed assegnare ogni impiegato alla sua sede.

Clienti

In questa sezione potremo vedere un elenco di tutti gli utenti che almeno una volta si saranno registrati ad un servizio o ad un evento.
Avremo la possibilità di cercarli e di vedere i dati di contatto inseriti come email o numero di telefono.

Finanza

Qui potremo vedere l’elenco di tutti i pagamenti, quali sono stati completati e quali sono in attesa. Questa sezione è abbastanza inutile a meno che non si metta a disposizione il pagamento al momento della prenotazione, ma a quel punto sarà più comodo usare la dashboard di WooCommerce per controllare lo stato degli ordini.

Notifiche

Questa è una sezione molto interessante, in quanto ci consente di automatizzare delle e-mail o, tramite pagamento, degli sms. Si tratta una funzione molto utile per mandare un resoconto delle prenotazioni agli utenti, ma anche per esempio per avvisarli se un servizio viene spostato o cancellato, o per azioni di marketing come per esempio chiedere una recensione il giorno dopo che il servizio è terminato.

Personalizzazione

In questa pagina sarà possibile personalizzare graficamente il menù di prenotazione che vedranno i clienti sul nostro sito. Potremo modificare i colori e il font usato e aggiungere campi personalizzati nella prenotazione.

Impostazioni

Infine le impostazioni. Molto importante navigare questa pagina con cautela ed essere sicuri delle modifiche che si fanno, poiché modificando impostazioni a caso si potrebbe compromettere il corretto funzionamento delle funzioni del plugin.

Creazione di un “impiegato”

Molto bene, ora che abbiamo una visione panoramica di come è strutturato il plugin è ora di sporcarci le mani.
Vediamo il procedimento per creare un nuovo “impiegato” sul nostro plugin.

1. Colleghiamoci al pannello di amministrazione del nostro sito e cerchiamo “Amelia” nel menù laterale di sinistra;
2. Tra le voci del sotto menù cerchiamo “Impiegati” o “Employees” e clicchiamoci;
3. Nella pagina che si sarà aperta, in alto a destra premiamo su “Aggiungi nuovo”;
4. Si aprirà un menù laterale in cui potremo inserire tutte le informazioni sulla persona che stiamo aggiungendo: alcune saranno obbligatorie come nome, cognome, email e location. Avremo anche la possibilità di inviare alla mail della persona una password per accedere al proprio pannello, in cui potrà vedere i propri appuntamenti;

   

5. Il menù laterale in cui ci troviamo è diviso in schede; i dettagli costituiscono la prima scheda, la seconda è “servizi”. Cliccandoci, sarà possibile assegnare all’impiegato i servizi desiderati. Questa operazione potrà essere fatta in un secondo momento se al momento della creazione dell’impiegato non avremo ancora inserito dei servizi;
6. La terza scheda consiste nell’orario di lavoro dell’impiegato: qui potremo decidere in quali giorni della settimana e quali orari l’impiegato potrà prendere appuntamenti;
7. La quarta scheda sono i giorni di riposo o ferie. Potremo decidere dei giorni dell’anno o dei periodi in cui l’impiegato non sarà disponibile;
8. Ultima scheda è “giorni speciali”, ovvero dei giorni dell’anno o dei periodi in cui l’orario di lavoro dell’impiegato è diverso per qualsivoglia motivo;
9. Una volta inseriti tutti questi dati sarà sufficiente cliccare su “salva” in basso a destra. Sarà comunque possibile modificare i dati inseriti in qualsiasi momento.

Creazione di un “servizio”

Vediamo ora insieme il procedimento per la creazione di un “servizio”:

1. Colleghiamoci al sottomenu “Servizi” del menù “Amelia” del nostro pannello di controllo;
2. Nella pagina che si aprirà avremo la possibilità di aggiungere una categoria di servizi a sinistra e servizi in alto a destra;
3. Premiamo su “aggiungi nuovo” in alto a destra: si aprirà nuovamente un menù laterale;

   

4. Nella prima pagina del menù andremo ad inserire tutte le informazioni sul servizio: degne di nota sono la durata del servizio, il prezzo e alcuni campi più avanzati. “Buffer time” sta ad indicare un intervallo di tempo prima o dopo il quale non è possibile prendere appuntamento. Facciamo un esempio: un utente prenota una lezione privata di spinning alle 15 di dopodomani, della durata di 2 ore; dopo ogni lezione di spinning la palestra impiega mezz’ora per arieggiare la sala e pulirla. In questo caso inseriremo un “buffer time after” di 30 minuti.
   Capacità minima e massima stanno ad indicare il numero minimo e massimo di persone che possono partecipare ad un servizio. Se per un servizio servono almeno 10 persone, la lezione verrà annullata a meno che non si arrivi a quel numero minimo.
   Le opzioni successive sono: mostrare il servizio ai clienti sul sito (alternativamente lo si può tenere solo per l’inserimento manuale), la possibilità per i clienti di prenotare appuntamenti ricorrenti e infine impostare gli impiegati che terranno quel servizio.
   Per ultima, una descrizione del servizio;

   

5. Nella seconda pagina sarà possibile inserire delle immagini del servizio in questione;
6. Sulla terza pagina sarà possibile inserire delle opzioni extra al servizio, nell’esempio della lezione di spinning potrebbe essere lo stretching finale insieme all’istruttore;
7. Nell’ultima pagina delle impostazioni sarà possibile sovrascrivere le impostazioni di default di tutti i servizi, ad esempio quanto prima è possibile prenotare il servizio. Sarà presente anche la sezione integrazioni, per esempio per utilizzare “Zoom” per i servizi a distanza;
8. Infine, una volta inserite tutte le informazioni, basterà premere su salva per inserire il servizio.